Define la Ley que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social es un servicio público al que corresponde ejercer la vigilancia del cumpli-miento de las normas de orden social y exigir las responsabilidades perti-nentes, así como el asesoramiento y, en su caso, arbitraje, mediación y conciliación en dichas materias, ….

La Inspección de Trabajo puede actuar de oficio o en acción de denuncia pública. Las sanciones en que puede incurrir la empresa se cifran en leves, graves o muy graves.

Es necesario un control de las actividades de la empresa para evitar el riesgo de ser sancionados. Las actividades en que se centra la autoridad laboral en el ejercicio de sus funciones son:

- Vigilancia y exigencia del cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y contenido normativo de los convenios colectivos.
- De asistencia técnica.
- De arbitraje, conciliación y mediación.

Las empresas incurren en riesgos importantes, no por el hecho de presentarse la Inspección de Trabajo en los centros y dependencias de la empresa, si no de las irregularidades y deficiencias que ésta pueda detectar en la empresa.

Es por tanto, que una buena planificación de riesgos ha de estar atenta a las posibles deficiencias que pueda presentar la compañía con relación a los riesgos de levantamiento de actas sancionadoras por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El apoyo fundamental de los trabajadores y sus representantes se hace indispensable. Puesto que materias sobre seguridad e higiene en el trabajo, relaciones sindicales, empleo y migraciones, etc… son labores que se han de desempeñar de común acuerdo.

Fernando Tejero Zumeta
Presidente Consultor I Tde Management Solutions S. L.

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El derecho a la huelga viene reconocido por el artículo 28.2. de la Constitución Española, “Se reconoce el derecho a la huelga de los trabajadores para la defensa de sus intereses”.

La situación de huelga laboral es definida como aquella situación en el que los trabajadores, en defensa de sus legítimos intereses, interrumpen temporalmente la prestación de sus servicios laborales en la empresa.

Las empresas, salvo en procesos de negociación colectiva, no pueden prever situaciones de huelga por parte de sus trabajadores. El riesgo en que se incurre por dicho motivo no puede ser tomado a la ligera por parte de los gestores de la compañía.

La paralización de la actividad de la empresa no representa sólo un coste financiero y pérdida temporal de ingresos. Supone, a su vez, un deterioro de la imagen de la empresa y una previsible pérdida de clientes.

La situación de cierre patronal es la situación inversa a la huelga. En este caso es el empresario el que cierra la empresa e impide la actividad a sus trabajadores. Sólo podrá hacerlo cuando concurra alguno de los siguientes motivos:

- Existencia de notorio peligro de violencia.
- Ocupación ilegal del centro de trabajo.
- Volumen de inasistencias o irregularidades en el trabajo que impidan gravemente el proceso normal de producción.

John Dereck
Consultor I T Management Solutions S.L.

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Hemos contemplado la situación de baja laboral como un riesgo de tipo financiero para la empresa (costes ocultos). Sin embargo, en este apartado traduciremos la situación de baja laboral al riesgo de interrupción de la actividad económica de la empresa.

Cuando un trabajador no acude a su puesto de trabajo (por cualquier motivo) la empresa sufre una interrupción en la actividad en la que estaba trabajando dicho trabajador. Si el cometido actual del trabajador era de índole vital para la empresa, el resultado puede ser catastrófico.

La empresa incurre en un grave riesgo al descargar toda la carga de trabajo y compromisos en una única persona. El desconocimiento de los resultados y del alcance de las actividades que realizaba aquella persona puede complicar la situación de la labor que desempeña la compañía.

La forma de evitar incurrir en esta clase de riesgos puede ser la cohesión y equilibrio en la formación de equipos de trabajo. Si el trabajo es realizado en equipo, no distribuido desde un puesto superior jerárquico. La forma de distribuir el trabajo en equipo facilitaría la asunción de actividades propias de otros miembros del equipo cuando sus compañeros causen baja, bien temporal o bien definitiva, en el puesto de trabajo.

La información entre los miembros de los equipos de trabajo es fundamental para poder superar con éxito la situación provocada por la ausencia de algún compañero.

Esta práctica supone la eliminación de gran parte del riesgo que corre la actividad de la empresa al no poder atender a los quehaceres habituales y compromisos específicos por ausencia de personal informado.

Luis Jorge Lozano
Consultor I T Management Solutions S.L.

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A menudo las empresas son víctimas de procesos de adquisición que no tienen el respaldo de la cúpula directiva. En este caso estamos en un proceso de adquisición denominado “hostil”.

Los procesos de adquisición de empresas son comunes en la realidad económica actual. Es difícil crear mercado o construir una línea de productos en poco tiempo. Es por ello que las empresas adquieren otras compañías para ahorrarse el proceso de desarrollo.

Sin embargo, sucede en ocasiones que el personal directivo de la empresa que es adquirida no está de acuerdo con la adquisición o con la política de la empresa que los adquiere. Es más, existe una gran probabilidad de cambio en la dirección de la misma por parte de sus nuevos propietarios.

Empresas con una gran perspectiva de crecimiento, fuerte expansión en los mercados y con una valoración por parte de los mercados financieros (Bolsas de Valores) por debajo del valor real, suelen ser “caramelos” muy apetecibles para las grandes corporaciones.

Evitar estos riesgos no entraña ninguna dificultad para los gestores de la empresa. Existen varias alternativas o caminos que se pueden tomar antes de llegar a esta situación.

La primera de las opciones con las que se cuenta es restringir el acceso a la empresa a través de cláusulas de salvaguardia en los Estatutos de la sociedad. Se puede imponer condiciones que limiten los votos en el Consejo de Administración o el acceso al personal de dirección.

Los directivos pueden fijar cláusulas de rescisión millonarias para evitar su salida de la empresa (“paracaídas de oro”) y alejar la idea se una adquisición no amistosa.

Las grandes empresas que cotizan en bolsa tienen el freno de una limitación de la cantidad de acciones que se pueden adquirir sin previa comunicación a la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV). Esta medida pública tiene la finalidad de evitar las oscilaciones importantes del valor de las acciones de una compañía por parte de un pequeño grupo de accionistas.

Otra de las medidas que pueden utilizarse para evitar la adquisición no deseada de una empresa es “apalancar” financieramente la misma. Es decir, utilizar la máxima capacidad de endeudamiento de la firma con la finalidad de hacer desistir a los potenciales “tiburones financieros” de su adquisición, por el elevado riesgo financiero y el pago de la deuda que debe hacerse.

No obstante, no existe ninguna medida absolutamente fiable que impida la adquisición hostil por parte de un tercero, únicamente existe la posibilidad de reducir el riesgo de producirse esta adquisición por medio de las técnicas que hemos señalado con anterioridad.

La medida fundamental de este tipo de riesgos viene de la valoración de la empresa: a menor valor de adquisición con respecto al valor potencial, mayor probabilidad de adquisición externa.

Alejandro Cantero
Socio Consultor I T Management Solutions S.L.

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La empresa tiene como objetivos fundamentales de su gestión el mantener la rentabilidad, liquidez y seguridad de sus activos. Una forma de aumentar la seguridad de la empresa y de reducir el riesgo es la diversificación de su actividad.

La diversificación internacional puede representar mayores ventajas para la empresa que la diversificación nacional. Los riesgos a cambios económicos son menores, las variaciones en los beneficios se estabilizan y se pueden aprovechar oportunidades existentes en otros mercados. En síntesis se puede aplicar la frase de “no poner todos los huevos en la misma cesta”.

No obstante, la situación del país destino de la inversión de la empresa es un factor a tener en cuenta. Ya que al riesgo económico propio de la inversión se suma el riesgo político de la misma.

El riesgo político puede comprender desde pequeñas interferencias y dificultades en el libre desenvolvimiento de la empresa, hasta la confiscación y pérdida de todos los activos radicados en el país.

También puede haber problemas sobre la transferencia de beneficios al país de origen de la inversión (casa matriz), sobre la convertibilidad de la moneda y sobre la posible expropiación y nacionalización de la empresa.

Para evaluar el riesgo político de la inversión en el exterior, hay que tener en cuenta la inestabilidad política del país destino de la inversión, el grado de inflación, la legislación vigente, y en este sentido, la empresa debe tomar alguna medida de protección frente al riesgo político en el exterior, como la contratación de personal del país extranjero, establecimiento de lazos comerciales con empresas de aquel país, contratos de seguro de tipo de cambio, etc…

Ignacio Asensi Orosa
Director Consultor I T Management Solutions S. L.

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La aplicación de los ordenadores en las empresas e instituciones comenzó con el tratamiento administrativo de sus datos operacionales; es decir, los que son necesarios para llevar a cabo las tareas de rutina (nómina, contabilidad, etc.). Sin embargo, la potencia de estas máquinas no podía permitir que se las confinase en este campo, excesivamente limitado para sus posibilidades reales, y el ordenador empezó a intervenir en otros niveles de la empresa, ayudando a la sistematización de las funciones de dirección y constituyendo un elemento activo en el proceso de toma de decisiones. Surgen así sistemas de información basados en el ordenador, que tienen como principal objetivo mejorar el proceso de información de la empresa logrando su máxima eficacia.

En toda organización se suele distinguir tres niveles de gestión (operacional, táctico y estratégico), por lo que el SI estará compuesto por tres subsistemas estructurados jerárquicamente y que se corresponden con cada uno de estos tres niveles.

Se trata fundamentalmente de dos clases de información, una a nivel totalmente desagregado como son las tareas diarias y de rutina que corresponden al plano operacional, y otra de ayuda a la decisión (tanto a nivel táctico como estratégico), que exige prestaciones muy diferentes, en la que muchos datos han de estar agregados (macrodatos) y cuya elaboración es bastante más compleja.

Los sistemas de información y las aplicaciones.

Estudio desde las dimensiones estratégica y organizativa:

Los sistemas de información actúan como herramientas de gestión de la información en la empresa de modo integrado y global, es decir, buscan enlazar entre sí todos los departamentos, secciones o áreas en las que está formada la empresa.

Los sistemas están diseñados para ayudar a las organizaciones a ejecutar procesos empresariales muy precisos como, por ejemplo, gestionar inventarios, crear solicitudes, procesar pedidos de venta, pagar facturas y, en fin, un largo etcétera.

Hasta no hace mucho tiempo, cada uno de los departamentos en los que estaba formada la empresa incorporaba su propio sistema informativo. Se pudo llegar a pensar que, optimizando los diferentes departamentos a través de sistemas no integrados, como resultante tendríamos una optimización global de la empresa.

Aún suponiendo la alta calidad de aquellos sistemas de información propios de áreas particulares, capaces de generar información válida para los respectivos responsables de departamento, es necesario reconocer la limitación que para la dirección, en su suprema tarea de tomar decisiones, tenía un sumatorio de datos desconectados entre sí y que aunque de calidad suficiente para decidir tácticamente, no suficientes para decidir globalmente.

Se plantea entonces la creación de sistemas que actúen como vasos comunicantes de modo que perturbaciones en cierta área puedan ser detectadas a tiempo, que información sensible y relevante se traslade horizontalmente hacia todos los sitios en los que pueda ser necesitada y no, como antes sucedía, tenga que subir a niveles más altos para ser interpretada y enviada verticalmente hacia donde pudiera ser requerida.

Los Sistemas Integrados de Gestión ( ERP, “Enterprise Resource Planning” de ahora en adelante) logran que la redundancia de un dato entrante en el sistema sea total, sólo limitada por las barreras que por razones varias pueda exigir el cliente.

Hemos comentado la importancia que con respecto a la dimensión, que podríamos llamar espacial u organizacional, tiene la implantación de un E.R.P..

En otro plano no menos importante debemos hacer referencia al tipo de estructura organizativa y la coherencia existente entre dicho organigrama y la política estratégica seguida por la empresa.

No es éste un asunto menor ya que es clave que la configuración del continente donde pretendemos instalar un sistema de información debe de ser la óptima y debe de ser reflejo de la política seguida por la dirección, la actitud ante el cambio, el grado de centralización-descentralización, la división del trabajo etcétera.

Fernando Tejero Zumeta
Presidente Consultor I T Management Solutions S. L.

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Definimos el sistema como información como un “conjunto” de elementos, ordenadamente relacionados entre sí de acuerdo con unas ciertas reglas, que aporta al sistema objeto (es decir, a organización a la cual sirve y que le marca las directrices de funcionamiento a la información necesaria para el cumplimiento de sus fines, para lo cual tendrá que recoger, procesar y almacenar datos, procedentes tanto de la misma organización como de fuentes externas, facilitando la recuperación, elaboración y presentación de los mismos “.

Las características de un SI, según BUBENKO, se agrupan en:

a) Tecnológicas, que afectan al rendimiento y seguridad del sistema, desde un punto de vista del equipo.

b) Funcionales y semánticas, que se refieren a sí el sistema hace lo que de una forma correcta (eficacia) y si es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.

c) Económicas, que ponen el énfasis en el coste del sistema y en la eficiencia con responde a los objetivos.

d) Sociales, que son las que tienen un impacto sobre el entorno social (interno o externo) en que se desenvuelve el sistema.

Entre el SI y el organismo donde está inserto existe una mutua y estrecha interrelación; en realidad, el SI no es otra cosa que un subsistema de los varios que integran la organización. Es imprescindible tener esto muy presente, ya que si existe la debida interacción y se produce un desfase entre ambos, El SI no podrá cumplir los objetivos para los que fue diseñado.

La falta de adaptación entre el SI y el organismo es causa del fallo de muchos sistemas que prometían ser eficaces, estando demostrado que las causas de estos fracasos se encuentra más frecuentemente en los aspectos sociales, organizacionales, estructurales y humanos que en el diseño tecnológico.

Aun cuando los SI podrían no estar informatizados, siendo tratados manualmente, los SI actuales se apoyan en técnicas informáticas, y los tratamientos y recuperación de la información se realizan, a menudo, por medio de sistemas de gestión de base de datos.

John Dereck
Consultor I T Management Solutions S.L.

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Sistema de información (SI), se diseña a fin de satisfacer las necesidades de información de una organización. El SI ha de tomar los datos del entorno (la propia organización así como fuentes externas) y sus resultados han de ser la información que dicha organización necesita para su gestión y toma de decisiones.

Llamamos Sistema Objetivo a la parte de la organización de la cual se nutre el SI y a la cual revierten sus resultados.

Sistema dinámico será aquel que controla su actuación en función de cómo las salidas cumplen los objetivos marcados; de esta forma el sistema se va adecuando dinámicamente a unas condiciones de entorno que, el caso más general, son variables en el tiempo. El control del sistema puede realizarse por medio de mecanismos internos (sistemas autorregulados), por mecanismos situados en el entorno, o por ambos.

Los sistemas dinámicos, que están en interacción con el entorno, de forma que las entradas y el proceso se van adaptando constantemente para obtener determinadas salidas.

El controlador del sistema, que ejerce funciones de planificación y de gobierno actúa de acuerdo con la información que recoge de la salida, enviando estímulo a la unidad de entrada y al procesador, a fin de conseguir que las salidas respondan a los objetivos del sistema.

El controlador ha de ser capaz de recibir información, interpretarla, compararla con los objetivos previstos y emitir los impulsos de control que exijan la regulación del sistema.

Las entradas del sistema son los elementos que se consumen o transforman el proceso. Se corresponden con la materia prima en los procesos de fabricación; En el caso de los sistemas de información, serán los datos. Los SI se diferencian de otros sistemas porque en ellos las entradas no se consumen, sólo se transforman sin destruirse, ya que quedan almacenadas en la base de datos del propio sistema.

Las salidas son los elementos que se crean en el proceso. Constituyen el producto terminado de los procesos de fabricación; en este caso la salida es la información.

El procesador es el lugar dónde se efectúa el tratamiento, y comprende todos los elementos que participan en él sin transformar ni crearse; es decir, a excepción de las entradas y las salidas. El procesador suele ser, a su vez, un elemento sistemático situado en un orden más bajo de la jerarquía. Sus componentes son muchas veces nuevos elementos sistemáticos de órdenes más bajos.

En muchos sistemas también existe realimentación, que va de la salida a la entrada sin pasar por el controlador.

En los SI (sistemas eminentemente dinámicos) existirá un control externo al propio SI, que son los órganos directivos de la organización que establecen el marco en el que el SI se desenvuelve.

Al mismo tiempo el SI tendrá que disponer en su interior de mecanismos autorreguladores más o menos desarrollados que interpreten y detallen las órdenes de los órganos directivos, e incluso las leyes y normas emanadas de órganos situados a niveles superiores, transmitiéndoselas a las unidades del SI que han de ser objeto de regulación. Podríamos decir que en los SI suele existir un control a dos o más niveles: el control externo. La mayor o menor autonomía del SI estará en función del predominio del control interno sobre el texto.

Al igual que en el caso de la definición de sistema, son también muy numerosas las existentes para el SI. Así, LANGEFORS da una definición tan breve como sencilla de este concepto: “Sistemas de información son sistemas que suministran servicios de información”. TEICHROEW dice: “Un sistema de información puede ser definido como una colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información”.

Luis Jorge Lozano
Consultor I T Management Solutions S.L.

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Toda organización necesita para su funcionamiento un conjunto de informaciones que se han de trasmitir entre sus elementos y desde dentro al exterior del sistema.

Si bien parte de la información se realiza por medio de contactos interpersonales entre los empleados, lo que llamaríamos un sistema de información informal, está claro que en organizaciones complejas este sistema informal se muestra insuficiente y costoso, siendo preciso disponer de un sistema de organización formal u organizacional.

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

Antes de estudiar el concepto de sistema de información analizaremos las características de los sistemas en general.

Definición de sistema

El concepto de sistema, se aplica a los fenómenos más diversos y a veces sin demasiado rigor. Se trata de una noción difícil de precisar, debido a la dosis de relatividad que este concepto lleva consigo.

El Diccionario de la Real Academia Española (DRAE) define, sistema como “Conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto”.

Podemos admitir como válida para nuestros fines esta definición con las siguientes precisiones:

1. Llamaremos, desde ahora, elementos a las partes que integran el sistema.

2. Los elementos tienen que estar relacionados entre sí con un orden, determinado por unas reglas que gocen de cierta estabilidad.

3. El sistema típico es finalista; es decir, los elementos están relacionados para contribuir a un determinado objetivo. Así, los sistemas debidos a los hombres, como los sistemas de información, son creados para el cumplimiento de unos fines, éstos se mueven, en sentidos real o figurado hacia la consecución de un objeto global.

4. La noción de sistema es relativa, ya que, a excepción del universo, en la parte más superior de la jerarquía, cualquier sistema es siempre un subsistema de otro más amplio que lo engloba, (Concepto de relatividad de los sistemas, KÖESTLER 1979). Así, por ejemplo, la base de datos se puede considerar como un subsistema del sistema de información y éste, a su vez, es un subsistema de la organización.

5. En el enfoque sistémico, el todo, es decir, el sistema, es más que la simple suma o agregación de las partes componentes. Dentro de este concepto de sistema, el sistema de información, como su nombre indica, será un sistema, y asimismo la base de datos es también un sistema.

Alejandro Cantero
Socio Consultor I T Management Solutions S.L.

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Podríamos referirnos a ésta como a una época en la que se ha dado una “explosión de la información”, un exceso de información que, sino se crean los filtros nos lleva a un estado de polución informativa, en el que la información pierde sus cualidades.

Dichas cualidades de la información, las que hacen que sea un recurso fundamental en las organizaciones y de los individuos, las que hacen que aporte conocimiento, son las siguientes:

 La precisión.
Que podríamos definir como el porcentaje de información correcta sobre el total del sistema. De ese modo, y aunque el ordenador puede revelar incoherencias y desajustes en la información registrada, se deben de meter datos precisos si queremos una información de calidad, no pudiendo pretender que en los resultados una precisión superior a la que tenían los datos de entrada.

 La oportunidad.
Que en este caso podríamos definir como el tiempo transcurrido desde el momento en el que se produjo el hecho que originó el dato hasta que la información se pone a disposición del usuario.

El valor de la información va disminuyendo con el pasar del tiempo, e incluso, llega un momento en el que puede perder toda la relevancia que pudiera tener.

La pérdida de valor será mayor según el tipo de información pues no es lo mismo la información contenida en un censo de población cuya erosión es lenta a la información que da un informe del que depende una decisión táctica.

 La compleción.

Nos indica que la información ha de ser completa para poder cumplir sus fines.
Por ejemplo, un informe que se emite con el objeto de que un directivo tome una decisión ha de contener todos los elementos informativos para apoyar tal decisión. La compleción absoluta es imposible de conseguir y lo que se pretende es conseguir un nivel suficiente, que dependerá de dos factores:
1. Los datos existentes en el sistema.
2. Los datos que el sistema es capaz de localizar.

 La significancia.

La información ha de tener la mayor significancia posible, es decir, ha de poseer el máximo contenido semántico posible, ya que sin el no constituiría verdadera información.
De aquí se deriva que la información ha de ser comprensible e interesante y fácilmente interpretable, lo que supone no proporcionar a los usuarios volúmenes ingentes de información no digeribles sino sólo aquella que sea necesaria y suficiente para cumplir el fin propuesto.

Huelga decir que la información debe ser coherente y este es quizá el requisito en el que las máquinas nos pueden ayudar más eficazmente a través de su alta capacidad de contrastación de grandes masas de información.

Debemos hacer mención a una característica que, aunque no intrínseca de la información, es clave en la gestión de los datos; Ésta es la seguridad y la protección en la información frente al deterioro físico o lógico y frente a accesos no autorizados.

Es importante apuntar que la consecución de todas las características antes explicadas es tarea complicada debido al grado de incompatibilidad que se da entre algunas de ellas; Pretender una gran precisión suele llevar consigo una pérdida de oportunidad y es por ello por lo que siempre hay que alcanza el punto de equilibrio entre las diversas cualidades de la información.

Ignacio Asensi Orosa
Director Consultor I T Management Solutions S. L.

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